Gestão da Clínica Odontológica: Vamos melhorar as metas de produção?

Quando os números de produção da clínica odontológica estão baixos, o resultado não é apenas prejuízo financeiro, mas também é frustrante para o dentista empreendedor.
A maioria dos dentistas muitas vezes não tem ideia de porque os pacientes estão fugindo do tratamento ou não estão aparecendo para os seus compromissos de consulta.  Infelizmente, isso abala a confiança dos empreendedores e os faz questionar se o motivo disso é a crise ou se estão falhando em algo para não atingirem as metas previamente planejadas.
Se você é um dentista, dono de seu próprio consultório odontológico e está passando por um período de produção medíocre, existem algumas estratégias que você pode adotar para melhorar seus números.
Hoje preparamos sete dicas para lhe ajudar a melhorar as metas de produção de sua clínica odontológica.  Vamos lá?

• Índice

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  Crie novos serviços

Se você não pensou nisso, mesmo tendo sua clínica odontológica há anos, talvez esta seja a hora. Os pacientes que procuram por um dentista ou um consultório odontológico querem ser atendidos numa clínica moderna, atualizada e que ofereçam os serviços de que tanto precisam com muita qualidade e eficiência.
Adicionando novos serviços e modernizando seus equipamentos e também o ambiente da clínica,  com certeza você vai atrair mais pessoas para o seu consultório odontológico.
Estas ações, por mais que pareçam simples, além de atrair novos pacientes, irão dar aos pacientes atuais mais razões para agendar o tratamento. E não só isso, mas, aprender novas habilidades também é fundamental para ajudá-lo a renovar a sua paixão pela prática da odontologia e ao mesmo tempo melhorar a eficiência da sua clínica dental, fatores que levam ao aumento da produção e consequentemente alcance das metas.

• Considere a contratação de uma Coordenadora de Tratamentos

Se os pacientes não estão aceitando o tratamento, pode que eles não estejam entendendo o porquê de precisarem de um tratamento. Passar cinco a 10 minutos tentando explicar rapidamente os motivos de precisarem de tais procedimentos, geralmente não é suficiente.
Uma coordenadora de tratamento poderá levar tanto tempo for quanto necessário para, calmamente explicar os detalhes do tratamento e todos os benefícios que o mesmo irá trazer ao paciente. É um trabalho de educação dos pacientes sobre a importância de manter a saúde bucal em dia.
Este membro da equipe deve ser treinado em vendas e atendimento ao cliente. Sua função será acompanhar a evolução da compreensão dos pacientes após a apresentação inicial do tratamento, gerar um relacionamento paciente/consultório através dos diversos canais de comunicação disponível (e-mail, telefone, watsapp, dentre outros) e/ou novas reuniões para sensibilização individual ou em massa.

• Conecte-se com seus pacientes

É muito mais provável seus pacientes agendarem o tratamento com você ou em sua clínica após eles criarem um vínculo de confiança com o ecossistema da clínica odontológica. Por isso, conheça seus pacientes e incentive os membros da equipe a fazerem o mesmo.
Construir um relacionamento com os doentes irá ajudá-los a sentir que existe uma conexão com a sua clínica odontológica, que irá mantê-los leais a você e abertos a aceitarem o tratamento.
Adotar uma metodologia educativa para seus pacientes também o ajudará a estabelecer essa ligação. Quando você se preocupa em educá-los e mostrar que isto é uma prática comum em seu consultório dental, você demonstra aos mesmos que se preocupa com o seu bem-estar, e isto pode fazer toda diferença ao vínculo de confiança e lealdade que eles terão com você e seu consultório odontológico.
Certifique-se de que seus pacientes entendem o valor dos serviços que prestam e as possíveis consequências se ignorarem o tratamento. Mostre-lhes o que está acontecendo em suas bocas e explique com clareza como você pretende tratá-los.
Se você olhar para cada interação com o paciente como uma oportunidade para educá-lo, você verá que em breve o número de produção de seu consultório odontológico começará a subir.

• Melhore a eficiência
  

Todos os fatores são importantes para aumentar o seu nível de eficiência e os números de sua clínica odontológica. Por isso, deve ser uma prática constante a busca pela melhoria de seus processos, visando o aumento da produtividade em seus atendimentos.
Por exemplo, tenha certeza de que sua sala estará equipada com tudo que você precisará para o tratamento específico de cada paciente do dia, antes de iniciar os atendimentos.
Para que isso ocorra de forma eficiente, oriente o seu assistente a equipar a sala antes e/ou durante os atendimentos, de forma rápida e precisa para não incomodar aos pacientes que estão em atendimento. O assistente, com as fichas organizadas de cada paciente do dia em mãos, saberá quais os equipamentos e insumos serão necessários para que você não precise se ausentar da sala em busca de algum material durante o atendimento.
Este tipo de procedimento, quando bem executado, pode economizar o tempo de um atendimento até pela metade, porém sem comprometer a qualidade do procedimento odontológico que você esta oferecendo.
Trabalhar em equipe é um fator fundamental para a diminuição de desperdícios, principalmente de tempo, e provoca um crescimento gradual do nível de produtividade de toda equipe/hora.

• Oferta de opções de financiamento

Muitos pacientes rejeitam o tratamento simplesmente por questões financeiras. Simplesmente não podem arcar com os custos.
Se você criar uma metodologia de pagamentos recorrentes, isto é, dividir o tratamento em pequenos pagamentos mensais, você pode mudar este quadro.
Se os pacientes souberem que a mensalidade que pagarão a você mensalmente, caberá em seus orçamentos, certamente o seu poder de persuasão em relação ao aceite do tratamento será maior.
Desembolsar grandes quantias de uma vez, pode assustar a um potencial paciente. Por isso, considere oferecer formas de financiar o tratamento. Faça parceria com instituições financeiras, e crie metodologias de facilitar o pagamento, sem afetar o seu lucro.
Pense num planejamento de lucratividade de cauda longa. Converse com seu contador a este respeito, pois esta pode ser a solução para melhorar a produção de sua clínica odontológica.

• Não negligencie sua carteira atual de pacientes

Enquanto muitos dentistas se concentram apenas em ações para atrair novos pacientes para a sua clínica odontológica, visando assim melhorar o nível de produção, eles se esquecem de que tem um grande tesouro dentro de sua própria carteira de clientes/pacientes.
Diferencie-se nisso. Concentre-se em manter seus pacientes atuais felizes, oferecendo-lhes conteúdos educativos, e serviços de qualidade naquilo que eles precisam.
Crie um plano de benefícios por fidelidade e ofereça-lhes um atendimento excepcional. Faça com que seu serviço de atendimento ao cliente aumente o nível de satisfação de seus pacientes. Proporcione a eles um ambiente amigável, confortável e faça com que estes pacientes se sintam importantes.
Se você criar ações que demonstrem ao paciente da carteira que eles são especiais, certamente os mesmos permanecerão fiéis a sua clínica odontológica.
Tenha em mente que custa cinco vezes mais atrair novos pacientes para o seu consultório odontológico, do que para manter os pacientes que você já tem. Seus pacientes atuais podem ser a sua melhor equipe comercial, e sua maior fonte de referência para atração de novos pacientes, não se esqueça disso!
Se eles saírem de seus consultórios felizes, eles provavelmente irão contar para a família e para os amigos sobre grande experiência que você os proporcionou. Eles irão postar em suas mídias sociais, já pensou nisso? Será que isso ajudará a atrair novos pacientes para a sua clínica odontológica?
Lembre-se: cuidar muito bem de seus atuais pacientes,  pode ser a maior e melhor receita para o aumento de sua produção e do seu faturamento.

• Confirme os agendamentos

Os agendamentos de consultas cancelados ou não cumpridos podem custar à sua clínica odontológica, milhares de reais a menos em receitas perdidas a cada ano. Por isso você precisa criar ações preventivas urgentemente para que isso não ocorra.
Ligar para cada paciente no dia anterior à consulta certamente pode ajudar a diminuir este risco. Porém, se o paciente cancelar, será que você conseguirá colocar outro paciente no lugar?
Uma das primeiras ações que você deve adotar em sua clínica odontológica para diminuir este índice negativo, é ter o cadastro de todo tipo de contato que você pode manter com cada paciente, e também as formas como os mesmos gostam de ser contatados. Após isso você pode, por exemplo, enviar um e-mail com uma semana de antecedência para lembrá-lo da consulta. Enviar também um SMS e um lembrete pelo Watsap dois dias antes da consulta, e então ligar um dia antes para confirmar se o mesmo comparecerá ao tratamento no dia e horas agendados.
Estas são ações simples, porém, que podem fazer toda diferença nos números de sua produção mensal.

• Relacionar-se com seus pacientes, é a melhor forma de mantê-los leais à você

O termo relacionar-se com seus pacientes deve ser o termo mais respeitado dentro da política de qualidade de sua clínica odontológica.
Já citamos acima, várias formas de você se relacionar com seus pacientes para que eles se sintam especiais e importantes. Porém, agora queremos falar sobre o pós-consulta, uma metodologia que pode fazer toda a diferença em suas metas de produção.
Todas as ações descritas acima, foram para atrair os pacientes a realizarem o tratamento. Mas, quais ações durante o tratamento os farão sentirem-se realmente especiais quando os mesmo não estiverem no ambiente de sua clínica odontológica?
Confeccionar materiais educativos, enviar newsletter nos e-mails, publicar matéria no site da clínica é essencial para manter o seu paciente conectado ao ecossistema de seu consultório odontológico. Porém, uma das ações que mais tem dado resultado para algumas clínicas odontológicas, que estão surfando financeiramente em meio à crise, sem perder em número de produção, pacientes ou faturamento, é o atendimento pós-consulta.
O atendimento pós-consulta consiste em manter contato com o paciente constantemente durante o seu tratamento. Algumas clínicas odontológicas criaram uma metodologia que consiste em:
O paciente tem sua consulta marcada para às 16:00h. O mesmo compareceu a consulta, realizou o tratamento e se despediu da clínica. Os assistentes analisam o prontuário do paciente, e verificam que o mesmo precisa comprar determinada medicação e que também precisará respeitar horários específicos para cada dose do remédio. Os assistentes criam um grupo pelo watsap com o paciente para saber do seu estado pós consulta, e passam a lhe enviar lembretes sobre os horários da medicação. Isto dá uma liberdade também ao paciente de informar se acontecer algum tipo de intercorrência que o faça sentir-se incomodado ou algum tipo de desconforto em relação ao procedimento executado pelo dentista. Tal nível de contato, possibilita o envio de dicas sobre procedimentos caseiros para que o paciente tenha um maior conforto em seu tratamento.
Talvez você esteja pensando. Isto é uma bobagem!
Pois garantimos a você que não é. Estes procedimentos têm sido adotados por vários segmentos de serviços na área médica e também em outros nichos de mercado de serviços, e têm feito toda a diferença na fidelização de clientes ou pacientes.
Depoimentos em pesquisas mostram que ações diferenciadas de atendimento, fazem os clientes/pacientes sentirem-se especiais e fazem também com que os mesmos se tornem promotores das marcas.
O cumprimento de metas de produção diária é a chave para uma clínica odontológica bem-sucedida.
Esperamos de verdade que estas dicas o ajudem a aumentar seus números de produção e o alcance das metas de faturamento e crescimento de seu consultório odontológico.
Pensem nisso e ótimos negócios!