Desafios Na Gestão De Escritório De Advocacia

Seu escritório de advocacia vai pegar fogo se você se ausentar?

Um dos grandes desafios na gestão de escritório de advocacia é manter uma rotina ágil e produtiva sem deixar de atender os compromissos externos. Entre várias reuniões, eventos, idas ao fórum, viagens a trabalho e horas de deslocamento, o tempo é a moeda de troca mais valiosa. Afinal, você ainda precisa administrar seu negócio, liderar sua equipe, acompanhar processos, atender clientes, responder emails, redigir peças e desempenhar outras atividades.

Felizmente a tecnologia tem avançado bastante no setor jurídico. Hoje em dia é possível contar com soluções que antes eram inimagináveis. Fazer a gestão de escritório de advocacia à distância, por exemplo, deixou de ser um desejo para se tornar uma possibilidade real e acessível. Mas será que os líderes dos escritórios confiam nessa opção? E você, confia? Vamos descobrir agora!

Quando você precisa viajar ou passar muito tempo fora do escritório, qual sensação é mais comum: a de segurança, pois você sabe que sua equipe vai dar conta do recado; ou a de desgovernança, porque você acredita que a sua presença é fundamental para o trabalho fluir sem impedimentos? Sabendo da importância da mobilidade e acreditando no poder de uma boa liderança, destacamos os principais motivos que podem levar você a acreditar que o escritório vai pegar fogo sem a sua presença. Confira!

3 causas que afastam você de uma gestão de escritório de advocacia mais eficiente e dinâmica

1 – Pouco ou nenhum controle das atividades desenvolvidas no escritório

Quando você vai se ausentar do escritório, sua maior preocupação é não conseguir acompanhar a situação das atividades? Esse tipo de pensamento é muito comum em quem desempenha algum papel de liderança na gestão de escritório de advocacia. Mas comum é diferente de bom! Por isso, é importante dar uma atenção especial a essa questão.

A falta de divisão clara das atividades da equipe e a ausência de um método de gestão de tarefas eficiente são motivos que podem causar e potencializar a sensação de descontrole. E para que a produtividade não se torne refém da sua presença, é fundamental que todas as pessoas da equipe utilizem a mesma ferramenta para acompanhar as tarefas e seja possível acessá-la à distância, pela internet.

Nós abordamos melhor o tema no artigo sobre como a tecnologia para advogados facilita a gestão da equipe e das atividades. Se você tem curiosidade pelo assunto ou percebe que precisa melhorar nesse aspecto, vale a pena conhecer as dicas!

2 – É difícil delegar tarefas

Essa questão é bastante relacionada ao primeiro tópico dessa lista. Afinal, se não houver um método funcional de acompanhamento de atividades, delegar tarefas se torna um problema, principalmente à distância.

O cenário ideal para que o trabalho remoto ofereça tranquilidade para a gestão de escritório de advocacia é ter um fluxo de atividades transparente. Assim, o gestor fica sabendo, a todo momento, o que a equipe está fazendo, consegue delegar tarefas com mais assertividade e garantir que todas estejam prontas no prazo.

Apesar de serem mais práticos do que as ligações, o email e o Whatsapp são recursos úteis para momentos de urgência. Mas dificultam o registro do que foi solicitado e realizado, principalmente se essa demanda é feita individualmente.

Quando deixa de acontecer de maneira isolada, esse tipo de situação coloca em risco o controle de atividades do escritório e dificulta o alinhamento da equipe. Se você quiser saber mais sobre como manter o controle das atividades e a produtividade do escritório enquanto estiver em atividades externas, recomendamos o texto “Como ser mais produtivo com um aplicativo para advogados“. ?

3 – As informações estão dispersas ou em arquivos físicos

Como você guarda documentos, anotações, histórico de clientes e outras informações? Usar arquivos físicos, agendas em papel e cadernos de controle pode não apenas interferir na sua mobilidade como prejudicar o acesso desse material a outras pessoas da sua equipe. Como assim? Nós explicamos.

Já imaginou se você tem uma reunião importante e precisa levar o caderno de registro do escritório para consultar informações sobre algum caso ou processo? Se, neste momento, o estagiário precisar redigir uma peça sobre o mesmo caso e quiser consultar algum dado, ele vai ter seu trabalho prejudicado, certo?

Outra situação que pode acontecer é você levar um arquivo para casa, esquecer de retorná-lo ao escritório e acabar perdendo tempo ou dificultando o trabalho de outra pessoa. Ou, ainda, ter que viajar para atender um cliente, precisar levar vários documentos e, por desorganização ou distração, acabar deixando o mais importante no escritório. É desagradável até de imaginar, né?

Acredite, esse tipo de situação acontece nos melhores escritórios e com os melhores profissionais. A advogada Mariana Gonçalves, do canal Minutos de Direito no Youtube, já passou por isso. Em uma entrevista para o nosso Guia para encantar clientes, ela contou como os registros físicos atrapalharam o atendimento e dificultaram a mobilidade da gestão de escritório. Mariana falou também sobre o que fez para solucionar essa questão (clique aqui para baixar o ebook gratuitamente).

Conclusão

Se ao ler esse texto você ficou em dúvida quanto a ser ou não possível manter a qualidade na gestão de escritório de advocacia mesmo sem estar fisicamente presente, não se despere. Como nós sempre falamos por aqui, identificar o problema é o primeiro passo para a solução.

Além dos conteúdos complementares que recomendamos neste artigo, estamos desenvolvendo novos materiais para ajudar você a ter uma gestão de excelência sem que, para isso, precise estar “preso” à sua mesa de trabalho. Fique de olho aqui no nosso blog e assine nossa newsletter para não perder nenhum conteúdo. ?

Fonte: Aurum

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